會(huì)展經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展也促進(jìn)了會(huì)展管理的進(jìn)一步規(guī)范。如今，在全國(guó)會(huì)展業(yè)發(fā)展較為發(fā)達(dá)的地方，政府已根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要，成立了會(huì)展管理辦公室（以下簡(jiǎn)稱會(huì)展辦），來(lái)統(tǒng)一協(xié)調(diào)在本地組織的展覽活動(dòng)，這對(duì)理順各方面關(guān)系，促進(jìn)當(dāng)?shù)貢?huì)展業(yè)健康、有序、繁榮發(fā)展，做出了積貢獻(xiàn)。
當(dāng)前，我國(guó)會(huì)展業(yè)尚處于發(fā)展的初級(jí)階段，這個(gè)階段會(huì)展業(yè)發(fā)展面臨的一個(gè)重要問(wèn)題就是如何更好地優(yōu)化辦展環(huán)境問(wèn)題，可全國(guó)多數(shù)地方尚沒(méi)有明確會(huì)展業(yè)發(fā)展主管部門。目前，少數(shù)會(huì)展業(yè)發(fā)展較好的地方成立了會(huì)展辦，由會(huì)展辦履行政府對(duì)會(huì)展業(yè)管理的職責(zé)與作用，來(lái)引導(dǎo)、促進(jìn)、規(guī)范當(dāng)?shù)貢?huì)展業(yè)發(fā)展。
把好發(fā)展方向。在成立會(huì)展辦的地方，會(huì)展辦一般都掌握有幾百萬(wàn)、上千萬(wàn)不等的專項(xiàng)資金，這些資金的用途，顧名思義就是支持會(huì)展業(yè)發(fā)展的專項(xiàng)資金，大部分都用在了當(dāng)?shù)仄放普箷?huì)的培育上。因此，會(huì)展辦要高度重視這筆資金的使用與管理，使其真正發(fā)揮積作用，為當(dāng)?shù)貢?huì)展業(yè)發(fā)展服務(wù)。
業(yè)內(nèi)分析認(rèn)為，這筆資金的主要使用方向應(yīng)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：用于已成功舉辦多屆、展位較多、影響較好的展會(huì)展位補(bǔ)貼；用于當(dāng)?shù)刂鲗?dǎo)產(chǎn)業(yè)、優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)類新展會(huì)的培育與開發(fā)；用于當(dāng)?shù)貢?huì)展活動(dòng)的宣傳與推介等方面。會(huì)展辦通過(guò)資金的分配與使用，積引導(dǎo)辦展的發(fā)展方向與當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)發(fā)展趨向而行。
充分發(fā)揮協(xié)調(diào)職能。現(xiàn)在，很多地方的展會(huì)都出現(xiàn)了惡性競(jìng)爭(zhēng)現(xiàn)象。比如，某省會(huì)城市有兩個(gè)自行車展舉行，這兩個(gè)自行車展開展的日期前后僅僅相差兩三天，一個(gè)規(guī)模大，一個(gè)規(guī)模小，參展商發(fā)現(xiàn)此展非彼展，彼展非此展，到底參加哪個(gè)展好呢？?jī)蓚€(gè)展會(huì)各自的組辦單位都在暗地里較勁兒，爭(zhēng)搶參展商，不僅損害了兩個(gè)組展單位間的關(guān)系，而且給當(dāng)?shù)氐霓k展環(huán)境造成了不良影響。業(yè)內(nèi)人士把此現(xiàn)象歸結(jié)為同題材展會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)，也有的叫“搶會(huì)”。一個(gè)具有10多年辦展經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人士曾表示，這種“搶會(huì)”能成功嗎？回答是肯定的。也就是說(shuō)，你這個(gè)公司辛辛苦苦培育出來(lái)的品牌展會(huì)，有可能被別人“搶走”。
對(duì)于類似這樣的問(wèn)題，會(huì)展辦就應(yīng)當(dāng)出面“協(xié)調(diào)”了，要么合并同類項(xiàng)，讓這兩個(gè)展會(huì)合并，要么拉長(zhǎng)兩個(gè)展會(huì)分別舉辦的間隔時(shí)間。在這方面，大連市展覽辦發(fā)揮了十分積的作用。比如，2007年8月、9月，大連市原計(jì)劃舉辦兩場(chǎng)美容美發(fā)類展會(huì)，但考慮到兩個(gè)展會(huì)在開展時(shí)間上僅差一個(gè)多月，不利于會(huì)展產(chǎn)業(yè)發(fā)展，大連市展覽辦便積協(xié)調(diào)兩家組展單位———沈陽(yáng)紅馬展覽廣告有限公司和大商展覽有限公司，促成了雙方聯(lián)合辦展，避免了惡性競(jìng)爭(zhēng)。
充分發(fā)揮服務(wù)職能。會(huì)展辦作為政府機(jī)構(gòu)，政府是服務(wù)社會(huì)的，當(dāng)然會(huì)展辦也就是服務(wù)會(huì)展企業(yè)的。
在如今的會(huì)展市場(chǎng)上，辦展機(jī)構(gòu)多數(shù)是民營(yíng)企業(yè)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)企業(yè)規(guī)模小、實(shí)力弱，且生存較為困難，這些企業(yè)在辦展過(guò)程中用于“擺平”工商、稅務(wù)、消防、安全保衛(wèi)、衛(wèi)生等各方面關(guān)系的費(fèi)用支出幾近于招展的費(fèi)用，甚至還要高。
比如，某城市區(qū)政府組織了一個(gè)文化節(jié)，即便開展前區(qū)政府有關(guān)部門已經(jīng)召集有關(guān)部門開了協(xié)調(diào)會(huì)，但各種各樣的“吃、拿、卡、要”使得辦展單位不得不動(dòng)用大量資金，并安排幾個(gè)人去處理各方面關(guān)系。更有甚者，展會(huì)明天上午8點(diǎn)就要開會(huì)，今天下午都下班了，消防安全書都沒(méi)有辦下來(lái)，沒(méi)有消防安全書，辦展單位就沒(méi)法到工商部門領(lǐng)取辦展批文，不能領(lǐng)取批文，就意味著你這個(gè)展會(huì)不合法。怎么辦？只好用“錢”來(lái)消災(zāi)，等到展會(huì)快結(jié)束了，批文也“補(bǔ)辦”下來(lái)了，證明了你這個(gè)展會(huì)不違法，不被處理。
鑒于如此種種情況，會(huì)展辦應(yīng)發(fā)揮職能作用，協(xié)調(diào)工商、消防、公安、衛(wèi)生、稅務(wù)等部門設(shè)立一站式服務(wù)大廳，規(guī)定在幾個(gè)小時(shí)或者半天時(shí)間內(nèi)，讓辦展單位集中辦完所有手續(xù)。如果說(shuō)建立一站式服務(wù)大廳條件不允許，也可以協(xié)調(diào)辦展會(huì)所涉及到的有關(guān)部門在每周固定的某個(gè)時(shí)間，統(tǒng)一集中辦理舉辦展會(huì)的有關(guān)手續(xù)。
如今，全國(guó)各地已成立的會(huì)展辦、展覽管理辦公室已達(dá)幾十家。建議，中國(guó)貿(mào)促會(huì)、國(guó)家商務(wù)部等單位應(yīng)盡快專門組織全國(guó)各地的會(huì)展辦、展覽管理辦公室年會(huì)、交流會(huì)，對(duì)會(huì)展辦、展覽管理辦公室的職責(zé)，尤其是會(huì)展辦、展覽管理辦公室在優(yōu)化辦展環(huán)境方面的經(jīng)驗(yàn)或做法等，定期進(jìn)行集中探討，這對(duì)于促進(jìn)我國(guó)會(huì)展業(yè)的健康發(fā)展非常必要。
